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項目經理必須關注的開會十大關鍵問題！

2021-06-01 10:24:30

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本文將著重論述對虛擬團隊會議至關重要的幾個關鍵問題。我們一起逐一審視這些關鍵問題，以便讓接下來的任何會議都取得成功。

1.情境

你首先要考慮的是會議是否合適和有必要。

大多數虛擬團隊的工作都是在會議之外，使用協作工具進行的。虛擬團隊的會議是相對復雜的，特別是當參會人跨多個時區、多種語言、不同文化和不同代際的時候。雖然會議可以讓參會人員更好地互相了解，并實時互動，但并不是每種類型的工作都需要通過會議完成。

例如，許多人使用虛擬團隊會議來共享幻燈片上的信息—— 其實這并不需要實時分享，可以在會前直接發給參會人。還有些人只選擇使用虛擬團隊會議，從不考慮其他工作方式。所以，請捫心自問：“為什么需要開虛擬團隊會議，并且，僅開一次會就能達到我想要的結果嗎？”

2.參會人

當你想清楚為什么要開會并選擇開會，接下來就要考慮需要參會的人員了。

是否需要每個人都參加？他們的角色是什么？他們能給會議帶來什么？他們需要使用何種資源來參加會議（可能需要特定登錄技術或翻譯）？參會人會給你帶來怎樣的復雜的問題需要你處理？在這里回顧一下團隊成員的文化差異、身份背景和相互的信任度等是很有用的。

3.等級和辦公室政治

當你確定了虛擬團隊會議的參會人后，需要考慮以下這些問題。

參會人在組織中處于不同層級嗎？如果是的話，級別差異會干擾會議嗎？可以考慮通過匿名發言或小組討論得出結論，而不是強調是誰具體貢獻了何種想法。你可以安排一個中立人員收集每位參會人的意見，然后將這些意見公布到共享屏幕上。會議引導者必須保持中立態度，并得到每位參會人的信任，否則思想的流動就會停止。

另一種有效方式是安排人們提前匿名提交他們的想法。請記住，如果以電子文件形式提交，有些人可能覺得自己會被追責，從而阻礙他們的參與和投入。匿名提交也可以降低辦公室政治對會議產出的影響。

4.技術

虛擬團隊會議需要技術的支持，這種技術允許不同地方的人同時進行交流。一些可能的同步技術包括即時消息、視頻、共享屏幕+音/視頻會議、智能白板+音視頻會議、共創工具、視頻直播、高清視頻會議室和虛擬世界。

作為虛擬團隊領導者，請確保所有的參會人都能夠使用要用的技術，并獲得相同的服務質量和體驗。

5.講話的語調語氣與音頻質量

人們說話交流其實包含了3 種交流方式：所用詞語本身、說話的語調語氣和肢體語言。如果你看不見肢體語言，單靠說話聲音，就像參加電話會議，那么，最重要的事情是人們既能聽清發言者的每句話，也能聽清所使用的語調語氣。

我建議，虛擬團隊領導者需確保他們開會時的音頻質量盡可能高，無論他們使用哪種技術。

6.風險和問題

可能出現什么問題？在你的會議上，有什么比計劃的會議內容更重要？風險絕對是最需要考慮的不確定因素。它們可以是正面的機會，也可以是負面的威脅，所以，考慮一下可能會發生的問題，以及你的應對方案。是否有其他人能夠比你更好地處理一些風險？回顧一下你面對的風險，看看什么已經改變，什么需要做必要的調整。

我發現，虛擬團隊會議中的許多風險來自參會人（或沒參會的人）和技術。大多數虛擬團隊會議都會由于某種技術故障而延遲幾分鐘開始，即使這里有最有經驗的參會人和最可靠的技術。因此，我習慣在會議正式開始前5分鐘接通電話，并且看看有誰已經加入會議和他們身在何處。這使得會議正式開始前，任何技術問題都能有時間進行解決。

7.我們不是機器

當你計劃召開虛擬團隊會議時，請記住我們是人，不是機器。這一事實常被忽視，甚至被遺忘。

我想知道，你是否參加過這樣的虛擬團隊會議，會議持續了幾個小時，人們需要一直看著屏幕而沒有中場休息。我堅信，肯定不止我一個曾在虛擬團隊會議中，悄悄起身去洗手間。當我問人們在電話會議里聽到沖廁所的聲音是否介意時，大多數人都表示介意。

你應該計劃好休息時間，讓人們可以喝點東西，去個洗手間。會議時間可能對你來說不是用餐時間，可對于其他時區的同事，可能正好是他們的用餐時間。如果他們不渴、不餓，或者盤腿而坐，肯定會更集中注意力參會。我有一個經驗法則，虛擬團隊會議每開1小時要休息一下，最長90分鐘必須稍事休息。

8.一個會議還是多個會議？

最好確認一下，虛擬團隊會議是否需要分成一系列較短的會議。因為隨著時間的推移，只舉辦一次長時間的會議，往往會對虛擬團隊工作產生反作用。

我采訪了一家英國公司的設計工程師湯姆，他被要求參加在美國日間舉行的會議，他的同事都參會。起初湯姆很高興能遠程參加，這意味著他不必旅行，不用倒時差，也不用耽誤好幾天的工作。但實際上，會議是電話會議，這意味著他需要從英國時間下午2:00到晚上10:00一直坐在辦公室的辦公桌前打電話。

他是唯一的遠程參與者，因為其他人都在紐約。他告訴我，在會議的大部分時間里，同事們似乎把他忘得一干二凈，除了同事們需要他提供意見的時候。但在那時，他已經失去了興趣，在辦公室枯坐8小時之后，他都快睡著了。同事們喊他的名字，他才參加談話。這是很好地利用了湯姆的時間嗎？絕對不是！

美國的同事們怎么才能讓湯姆的貢獻最大化呢？他們其實可以改變一下會議方式，比如，下午3:00在辦公室和湯姆開個會，晚上9:00再開一次會，這樣湯姆可以從家里接入電話，看看同事們還需要他做哪些說明。這樣做很容易，也可以節省湯姆很多時間。

一個虛擬團隊的領導者需要想出更好的會議設計方案，能夠站在每個參會人的角度安排會議，尤其是當有人需要遠程參加，而其他人則在同一個房間的時候。

9.多個項目讓人很難集中精力

許多虛擬團隊成員會同時負責好幾個項目。請記住，你的會議并不是他們唯一的焦點，而且他們很容易分心。與很多項目經理合作的經驗告訴我，大約有2/3的項目經理同時負責多個項目。大約有30%的人同時負責5個或更多項目。

有那么多事情需要同時考慮，虛擬團隊項目很容易被忽略，相比之下，本地面對面的工作更容易得到更多關注。無可厚非，本地項目會獲得更多支持，因為團隊成員可以直接走過去看看事情進展得如何。

所以，如果你的會議參會人有許多其他事情縈繞在他們的腦海中，你需要更加努力地確保在你的會議期間，讓他們集中注意力參加會議。

10.重在互動，而非演講

很多時候，虛擬團隊會議全都是演講和演示。人們開不了多長時間就離開了，特別是當他們忙著做多個項目的時候。團隊工作回顧會議似乎特別容易發生這種情況，人們往往用太長的時間來展示自己的工作細節。請記住，如果沒有互動，人們很容易喪失注意力，所以，工作細節這類信息可以在團隊內異步共享，而不需要所有團隊成員實時在線聆聽。

凱文·霍爾（Kevan Hall）建議以一種更好的方式來進行項目工作回顧會：每個成員只能用5分鐘展示3張PPT。這3張PPT需要包括：工作概況；自己的工作給他人帶來的啟示；工作中引以為傲的事。

你可以讓人們列出需要得到別人什么支持（需求），同時，他們還可列出可以為其他團隊成員提供什么支持（貢獻），這種做法很有用。凱文還建議，精簡參加回顧會的人數，最好控制在最低限度。

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