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項目管理工具和模板不僅可以提高團隊的生產力和效率，還可以使組織為高影響力項目帶來的變化做好準備。為了發(fā)揮最佳性能，項目經(jīng)理需要充分利用針對商業(yè)智能和分析、業(yè)務需求、變更管理和項目管理的工具，以及各種各樣的表格和模板。
根據(jù)調研機構Gartner 公司發(fā)布的2019年項目和項目組合管理魔力象限報告，在確定適合組織業(yè)務的過程中，以下功能至關重要：
•項目需求管理
•項目規(guī)劃與管理
•時間管理
•資源管理
•資源容量規(guī)劃
•項目組合管理
•項目合作
•計劃管理
•報告服務
•安全性和用戶管理
•整合
•可用性
在這里編譯了最終項目經(jīng)理的工具包，以幫助組織計劃、執(zhí)行、監(jiān)視并成功完成下一個影響很大的項目。
1.項目管理工具
項目管理工具對于確保團隊可以在整個項目生命周期中進行溝通和協(xié)作至關重要。其中許多工具使項目經(jīng)理可以共享想法，分配、安排和跟蹤任務和里程碑進度;制定和跟蹤預算;維護項目細節(jié);跟蹤質量;并確定風險和問題。
(1)Asana
使用Asana基于網(wǎng)絡的項目管理解決方案，可以創(chuàng)建項目并與團隊、客戶、供應商、承包商、第三方共享。Asana使項目經(jīng)理能夠計劃、可視化目標和里程碑、設置任務和截止日期，以及溝通優(yōu)先級、報價、中央管理和計費。Asana還允許組織管理用戶和管理員并配置身份驗證。優(yōu)先支持是通過溢價計劃提供專門的“成功管理者”提供一線支持，并幫助企業(yè)最大限度地利用應用程序來滿足他們的需求。其功能包括Bug跟蹤、預算管理、時間和費用跟蹤、資源管理和測試/質量保證管理。Asana還提供儀表盤和協(xié)作功能，以及應用程序的網(wǎng)絡研討會培訓。Asana與許多網(wǎng)絡和移動應用程序集成，包括Google Drive、Dropbox、Box、Slack、Evernote、GitHub、WordPress、Jira、MailChimp、Zendesk、Xendo等。
(2)Changepoint PPM (Daptiv)
Changepoint基于網(wǎng)絡自適應PPM解決方案Changepoint PPM(Daptiv)使組織能夠有效地管理其項目和投資組合，同時保持其現(xiàn)有流程不變。該工具是為IT、業(yè)務和企業(yè)項目管理辦公室(PMO)以及新產品開發(fā)團隊設計的。它使組織可以全方位地查看項目資源，同時幫助項目管理辦公室(PMO)管理多個復雜項目。
(3)Celoxis
Celoxis多合一項目管理工具可幫助組織規(guī)劃、執(zhí)行和管理復雜的項目，以及管理資源、高度任務和報告進度。通過基于角色的儀表板為用戶提供了可自定義的布局、部件和圖表，從而簡化了報告。客戶、團隊、項目和項目組合經(jīng)理可以輕松協(xié)作并共享文件。Celoxis與Google Drive、Salesforce、Zapier、Excel、Zendesk、Gmail、Google Calendar和MS Office產品集成。
(4)Clarizen
Clarizen基于網(wǎng)絡的項目管理軟件幫助項目經(jīng)理計劃、范圍、估算、來源、執(zhí)行、計劃和監(jiān)控所有活動。它是一個健壯、可擴展的解決方案，提供項目組合管理、項目規(guī)劃、文檔管理、模板、資源管理、更改請求和案例管理、社會協(xié)作、任務管理、預算和費用管理、財務管理和可定制的報告儀表板。Clarizen還提供企業(yè)級安全、網(wǎng)絡研討會、在線和現(xiàn)場培訓、使用Clarizen InterAct的電子郵件協(xié)作、風險管理和Clarizen面板，并與Excel、Salesforce、谷歌文檔、iCal日歷、Active Directory Sync、Box、Chrome擴展、Holiday Loader、Quickbook、谷歌地圖、Outlook，Lotus Notes、Testuff、Intacct、OneLogin、Box、Jira集成。
(5)KeyedIn
KeyedIn的項目和產品組合管理工具專為希望縮短響應時間的專業(yè)服務團隊，業(yè)務轉型專業(yè)人員和項目管理辦公室(PMO)而設計。特別是在處理不斷變化的優(yōu)先級時，努力交付更具戰(zhàn)略重點的項目，并尋求改善容量規(guī)劃和資源管理。KeyedIn的基于網(wǎng)絡的工具集成了JIRA軟件、Microsoft Dynamics CRM、GP和365、Outlook、Quickbooks、Intacct、Salesforce、Sugar CRM、SAP CRM、Pivotal Tracker和Version One。
(6)LiquidPlanner
LiquidPlanner基于網(wǎng)絡的、資源驅動的調度技術可以幫助項目團隊、業(yè)務領導者和利益相關者接受不確定性，并在變化出現(xiàn)時更好地適應。LiquidPlanner的目標是通過提高效率使團隊能夠更智能地工作，使用他們的智能調度，隨著完成日期的修改而自動調整。涉眾可以實時了解所有項目的進度、風險和預算。LiquidPlanner提供集成的時間跟蹤和高級分析，以簡化項目規(guī)劃、執(zhí)行和提高性能可見性。集成包括Google Drive、Drop Box、Box、Zapier、Hubstaff、Okta、Rippling、trainial、Insightly、Cyfe、Visitortrack、APIANT、LeadMaster、Bitium、Buggerd和Bugsnag。
(7)Mavenlink
Mavenlink基于網(wǎng)絡的項目管理解決方案統(tǒng)一了基本功能，使組織能夠規(guī)劃和交付工作、管理項目財務和資源，以及與分布式團隊和客戶協(xié)作。Mavenlink提供資源規(guī)劃、項目會計和高級商業(yè)智能功能，以及自定義報告和40個預構建報告。項目管理辦公室(PMO)可以使用各種時間線圖表工具使用模板來復制和可視化他們的成功，Mavenlink提供了協(xié)作功能，使團隊能夠專注于特定的元素，如時間表、費用報告、任務、證明、文件、資源請求和變更單。此外，還可以訪問文檔、網(wǎng)絡研討會、在線直播和當面培訓，以及全天候現(xiàn)場支持。
Mavenlink集成了Intacct、Salesforce、NetSuite、Jira、QuickBooks和Google Drive;它還通過其API提供定制的集成。
(8)Microsoft PPM
微軟公司的項目組合管理工具專注于優(yōu)化組合，并幫助企業(yè)使用標準化流程成功評估項目。Microsoft PPM利用Power BI Pro收集公司范圍的數(shù)據(jù)，以進行可靠的分析和報告。它與大量工具集成在一起，包括Excel、Skype、Procore、Dynamic 365、Sharepoint、Wrike、HeavyBid、MS Power BI、Replicon TimeBill、WorkOtter、ProjectManager.com、Premier、Easy Projects、GanttPRO、Celoxis、Wimi、Zoho Projects、RationalPlan、ITM平臺、GenieBelt、Meistserplan、Intellect、DBXtra、Projectplace、Genius Project、Project Insight、Conforce、JournyX、codeBeamer ALM、Tenrox PWM、Projector PSA、Viewpath、Eylean Board、PieMatrix、GamePlan、TALAIA Orchestra PPM、OpenPPM、ONEPOINT項目、Tom's Planner、Triskell PPM、Talygen、，STR Vision CPM、OneDesk、snagR、Alert、Roadmap、TidyEnterprise、TidyStock、TidyWork。
(9)monday.com
monday.com基于云計算的項目管理工具使團隊能夠靈活地從頭開始項目，或者利用其眾多項目模板中的一個來定制，以適應工作流和其他項目需求。這個工具幫助團隊專注于高層次的目標并提高生產力。monday.com集成了Google Drive、Slack、Excel、Dropbox、MailChimp、Asana、JIRA、GitHub、Shopify、Pipedrive、Zapier、Zendesk、Gmail、Google Calendar、Findmyshift、Typeform、Time Doctor、Avaza、HoneyBook、Outlook、Integromat、Twilio Communications Cloud、Capsule、Magic Minutes、Folicus、Egnyte、LambdaTest、OpenAsset、Zoho Sprints，Cognito Forms、OpenAsset、Contractbook、VisitorTrack、Tonkean、Pastel、FastField、BugHerd、Clearlogin、Zoho Flow、4Degrees和Shup。
(10)Wrike
Wrike的基于網(wǎng)絡的項目管理軟件允許“團隊在整個組織中更快、更智能地工作。”這個任務協(xié)作工具幫助各種規(guī)模的公司提高溝通、透明度和責任感，以獲得更快的結果。Wrike擁有可視化的儀表盤、資源和工作負載管理功能，有助于保持項目按時、按預算進行。功能包括預算管理、錯誤跟蹤、協(xié)作、文件共享、甘特圖、問題管理、里程碑跟蹤、完成百分比跟蹤、項目組合管理、項目規(guī)劃、資源管理、狀態(tài)跟蹤、任務管理以及時間和費用跟蹤。Wrike與GitHub、Jira、Google Drive、Wrike Everywhere、Dropbox、Adobe、Salesforce、Evernote、Zapier、Slack、Hubstaff、Bitium、Marketo、QuickBooks和LinkedIn集成。
2.需求管理工具
需求管理工具可以幫助項目經(jīng)理和公司識別、記錄、分析、確定優(yōu)先級、跟蹤、監(jiān)控、跟蹤和版本需求，并控制變更。下面的需求管理工具很合適。
(11)Aha
Aha是基于網(wǎng)絡的需求管理解決方案，可幫助組織和項目經(jīng)理在進入項目之前“定義為什么、何時、何地”。它是基于云計算的需求管理工具，可通過分析優(yōu)勢、劣勢、機會和威脅，并幫助制定實現(xiàn)戰(zhàn)略目標的路線圖，將業(yè)務愿景和目標與計劃聯(lián)系起來。Aha提供集中的需求設計;分析和報告;可定制的導航、布局和工作流;用于優(yōu)先安排計劃工作和停放項目的板;在板中包含每張卡的詳細信息和每張卡的評分功能的能力;模型;依賴可視化;進度跟蹤;列表生成等。Aha集成了Trello、Salesforce、Slack、Google Drive、Box、Dropbox、OneDrive、Zapier、G Suite、Zendesk等。
(12)iRise
iRise是基于Web的需求管理軟件，它將“原型與需求管理相結合，以允許涉眾在致力于構建業(yè)務需求之前與之交互并驗證其業(yè)務需求。”項目經(jīng)理可以添加導航、媒體、豐富的交互、業(yè)務邏輯和示例數(shù)據(jù)，以獲得真正的應用體驗。iRise功能提供了模擬真實用戶體驗的能力。功能包括協(xié)作、歷史記錄跟蹤、優(yōu)先級設置、狀態(tài)報告、摘要報告、待辦事項列表、可跟蹤性和用戶定義的屬性。iRise與Jira、G套件、IBM Rational、Okta、Blueprint、Rally、Visual Studio、ConfirmIQ、Jama等應用程序集成。
(13)Jama
Jama是一個基于網(wǎng)絡的需求管理和產品開發(fā)工具，允許組織捕獲、定義和執(zhí)行項目以滿足客戶需求。Jama支持實時協(xié)作;關系規(guī)則的設置;驗證、驗證和測試;版本比較;遵從性;工作流管理和報告。功能包括協(xié)作、歷史記錄跟蹤、優(yōu)先級設置、狀態(tài)報告、摘要報告、待辦事項列表、可跟蹤性和用戶定義的屬性。Jama集成了Jira、VersionOne、MagicDraw、TFS、TraceTronic、HPQC、Enterprise Architect等。
3.變更管理工具
變更管理工具可幫助項目經(jīng)理和變更管理專業(yè)人員確保組織隨著流程的變化做好充分的準備。這些工具可幫助組織識別工作流程的變更、映射流程變更、記錄變更以及對各個領域的影響，并對這些變更進行教育和培訓，以確保順利過渡。
(14)Freshservice
這個在線變更管理工具關注用戶的體驗，并提供事件、問題、發(fā)布和資產管理。它有助于自動化內部流程，改善員工體驗和生產力。從一個單一的點，用戶可以計劃、跟蹤和回滾他們的更改，以及審查和改進更改，并獲得批準。Freshservice也支持ITIL，它可以幫助公司為客戶提供更高質量、更具成本效益的服務。
(15)TD/OMS
為開發(fā)團隊設計的TD/OMS by Remain軟件是一個應用程序生命周期管理解決方案，可幫助組織更快地應對變化。它支持IBM、Windows和Unix/Linux平臺。TD/OMS有助于改進軟件開發(fā)、現(xiàn)代化、測試、部署效率、簡化流程、減少軟件缺陷，并最終提高客戶滿意度。使用此工具，項目經(jīng)理可以跟蹤軟件更改、文檔發(fā)布、優(yōu)化部署、改進團隊協(xié)作、控制軟件質量，以及獲得洞察和IT環(huán)境分析。功能包括工作流批準、審核跟蹤、更改日歷、更改計劃、法規(guī)遵從性管理、優(yōu)先級設置、版本管理、任務管理和培訓管理。
(16)Whatfix
Whatfix是一個基于網(wǎng)絡的變更管理工具，幫助創(chuàng)建定制的個人入職培訓計劃，以確保成功的變更管理和軟件遷移。隨著變化的發(fā)生，Whatfix的交互式指南通過有效的培訓和入職培訓，引導用戶從端到端進行軟件遷移，從而幫助解決員工生產力下降的問題。功能包括減少支持成本的自助小部件、幫助員工學習的交互式重疊提示氣球、可自定義的工作流條件觸發(fā)器、工作流批準、法規(guī)遵從性和培訓管理、協(xié)作和聊天，以及幫助測量用戶參與有效性的高級分析。
4.商業(yè)智能和分析工具
關鍵績效指標(KPI)對于監(jiān)視項目的進度和影響以及使企業(yè)和利益相關者了解其投資價值至關重要。關鍵績效指標還使項目經(jīng)理和團隊能夠了解項目在哪里取得成功以及今后需要進行哪些調整。在這里，商業(yè)智能和分析工具可幫助捕獲原始數(shù)據(jù)并將其轉換為可操作的信息，以進行共享和決策。
(17)Cyfe
Cyfe是一個基于網(wǎng)絡的一體式業(yè)務儀表板，允許項目經(jīng)理、業(yè)務領導人和其他利益相關者捕獲、監(jiān)視、分析、測量和共享從項目數(shù)據(jù)到營銷、銷售、支持、基礎設施和社交媒體信息的所有內容。Cyfe使用預先構建的小部件來安全地從流行的服務(如Basecamp、Google Calendar、Salesforce等)中提取數(shù)據(jù)，從而減少了手動工作區(qū)。功能包括實時報告、共享可自定義儀表板、目標設置、脫機警報、數(shù)據(jù)存檔和導出，以及在TV模式下旋轉一個或多個儀表板以在大屏幕顯示器上查看。
Cyfe還提供數(shù)據(jù)混搭，以“切片和切塊”來自多個來源的不相關指標，以創(chuàng)建新見解，幫助項目團隊查看趨勢和相關性，并與各個部門跟蹤和共享KPI。儀表板可以為項目團隊、管理層、客戶、財務、營銷、銷售、IT等定制。集成包括Zapier、Zendesk、FreshBooks、Basecamp、Google Calendar、Salesforce、Xero、Google Analytics等。
(18)SAP Lumira
SAP Lumira是一個商業(yè)智能和分析工具，它提供了從多個來源獲取大量數(shù)據(jù)并使用數(shù)據(jù)可視化創(chuàng)建故事的能力。它的預測功能為用戶提供數(shù)據(jù)背后的“原因”，幫助放大根本原因，數(shù)據(jù)可視化幫助每個人理解數(shù)據(jù)模式，使交流更容易。
通過SAP Lumira，項目經(jīng)理、團隊成員和其他利益相關者可以創(chuàng)建交互式地圖、圖表和信息圖形，以便進行分析和共享，從而更快地做出決策。功能包括特別分析、查詢、報告、基準測試、預算編制、預測、儀表盤、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)可視化、關鍵績效指標、預測分析、盈利能力分析和戰(zhàn)略規(guī)劃。SAP集成有很多種;SAP應用程序中心提供了社區(qū)和合作伙伴應用程序集成的完整列表。
(19)Zoho Reports
Zoho Reports是一個基于網(wǎng)絡的商業(yè)智能工具，具有拖放界面，使項目經(jīng)理和其他利益相關者能夠可視化地分析業(yè)務數(shù)據(jù)，并做出明智的決策。項目經(jīng)理可以連接和組合來自不同來源的數(shù)據(jù)，可視化地分析數(shù)據(jù)，創(chuàng)建報表和儀表板，以及安全地協(xié)作。功能包括各種圖表、小部件、數(shù)據(jù)透視表、表格視圖組件、用于數(shù)據(jù)添加、分析和報告的“電子表格”界面、預構建的分析功能以及用于KPI跟蹤和共享的儀表板功能。
Zoho Reports還提供了一個圖表選取器功能，它提供了多種類型的圖表，組織可以根據(jù)需要進行自定義。報表可以通過電子郵件發(fā)送、打印或嵌入，Zoho報表提供了詳細的深入分析和一組功能強大的API。集成包括Zoho套件應用程序、Salesforce CRM、Google Analytics、Google AdWords、QuickBooks、Xero和Zendesk(通過現(xiàn)成的連接器)。
模板、清單和表格
除了前面提到的工具外，項目經(jīng)理還可以使用許多其他模板、檢查表和表單來更有效地管理工作并提高工作效率。其中許多可在各種項目管理網(wǎng)站上下載。
(20)Projectmanager.com
Projectmanager.com是一個網(wǎng)站，致力于幫助任何對項目管理感興趣的人或那些已經(jīng)在這個領域的人，由創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官Jason Westland提供工具、提示、模板、視頻、指南和書籍。它還培養(yǎng)了一個社區(qū)，項目成員可以在這里討論相關主題。可用的模板包括工作計劃、甘特圖、項目計劃、時間表等。甚至還有一系列關于各種項目管理主題的“終極指南”。
Projectmanager.com還提供項目管理軟件，專業(yè)人員可以在其中計劃、執(zhí)行、監(jiān)控和報告項目任務、里程碑、可交付成果、進度、預算、時間、質量等。
(21)Projectmanagement.com
Project Management.com由項目管理研究所(PMI)提供支持，并提供網(wǎng)絡研討會、模板、提示、工具、各種主題的討論，以及有關項目管理社區(qū)中的事件和正在發(fā)生的事情的信息。博客文章和內容來自于許多項目相關主題的PMI認證項目經(jīng)理。模板按清單、演示文稿、項目計劃和可交付成果分組，而知識和工具按資源、教育和參考中心分組。本網(wǎng)站為項目經(jīng)理提供了豐富的資源，為那些考慮從事項目管理工作的人和經(jīng)驗豐富的專業(yè)人士提供一切信息。
(12)Project Management Institute
項目管理學院(PMI)是全球公認的非營利項目管理認證機構。它提供獲得認證的信息、項目管理活動、一個由成員提供內容的知識中心，以及PMI自己的年度“行業(yè)脈搏”調查，討論各種相關主題和全球趨勢的調查結果，以及其他通訊和報告。
5.其他工具
除了上面提到的工具外，組織還可能會遇到分類為工作流管理、工作或項目協(xié)作、計劃或任務管理軟件的工具。每個工具都有不同但特定的目的。
專業(yè)服務自動化(PSA)
這種類型的工具可以幫助專業(yè)服務提供商更好地管理從最初的聯(lián)系到結算周期向客戶提供服務的過程。
(1)質量管理
該工具可幫助組織捕獲、執(zhí)行、監(jiān)視、衡量、修改和交付客戶期望的質量規(guī)格。
(2)資源管理
資源管理軟件可幫助組織識別、計劃、安排、分配和管理資源，以確保每一個珍貴的資源都得到了認真有效的優(yōu)化。
(3)日程管理
此類別中的工具通常解決任務、里程碑、資源和可交付成果的計劃。
(4)任務管理
任務管理軟件專門致力于改善項目任務的組織，管理，計劃，完成和報告方式。類別中的工具可能不被認為是完整的項目管理工具。
(5)時間和費用管理
該軟件專注于自動化與項目有關的員工或承包商時間表信息的跟蹤和計費。
(6)工作流程管理
工作流管理軟件可幫助企業(yè)管理從項目設置到執(zhí)行和監(jiān)視的流程或工作流。這樣，它可以自動化并簡化流程。
(7)工作協(xié)作
工作協(xié)作軟件旨在通過更好地協(xié)調任務和溝通來提高個人和團隊的生產力。
前面提到的許多項目管理工具都結合了其他工具的特性和功能。需要特別注意的是，并非所有工具都會提供完全相同的功能。每個供應商都應根據(jù)自己的能力與項目目標進行仔細比較和評估。確保進行盡職調查，以確保組織選擇的工具適合其所有需求。
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